Weniger Stress, mehr Zeit: So geht Bildverwaltung!

Lesezeit: 3 Minuten Autor: Thomas Veröffentlicht: Zuletzt aktualisiert:
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Ordnung ins Bild- und Medienarchiv zu bringen, ist gar nicht so schwer. Und es spart auch noch Zeit und Nerven. Wir zeigen, wie’s geht!

Die Situation kennt jeder: Wir suchen ein Bild, wissen sogar ganz genau, wie es aussieht. Nur wo wir es finden, wissen wir nicht. Also durchforsten wir Ordner für Ordner und geben mögliche Dateinamen ins Explorer-Suchfeld ein.

Was im privaten Fotoarchiv schon für Stress sorgt, verschlingt in vielen Unternehmen täglich unzählige Stunden wertvoller Arbeitszeit und zerrt an den Nerven von Kollegen, Partnern und letztlich auch Kunden: Wer hat Bild X? Wo finde ich Bild Y? Ist das die aktuelle Version? Und: Darf ich das überhaupt verwenden?

Wenn Dateien auf lokalen Laufwerken abgelegt und immer wieder per E-Mail oder Messenger verschickt werden, droht ein wahres Bilderchaos und damit lange Wartezeiten und eine erhöhte Fehleranfälligkeit. Das sorgt schnell für Frustration. Selbst ein gut gepflegtes Netzlaufwerk ist ab einer gewissen Größe kaum mehr organisier- und durchsuchbar.

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Hier kommt pixx.io ins Spiel: Die Bildverwaltung speichert alle Inhalte deines Bild- und Medienpools zentral an einem Ort ab. Alle Mitarbeiter können jederzeit und von überall aus auf den Medienpool zugreifen, Inhalte suchen, verwalten und teilen – die entsprechenden Rechte natürlich vorausgesetzt.

Die Medienansicht ist dabei die zentrale Übersichtsseite. Hier fließen alle Inhalte ein, der komplette Medienpool ist durchsuchbar und nach vielen Kriterien filterbar. Die smarte Suche durchforstet Metadaten, Beschreibungstexte, Kategorien und Titel und braucht dafür nur einen Bruchteil einer Sekunde – selbst wenn der Medienpool Hunderttausende Dateien enthält.

Projekte und Brands in Kollektionen zusammenfassen

Fasse zusammenhängende oder für ein Projekt relevante Bilder in Kollektionen zusammen – so hast du und deine Kollegen aktuell benötigte Bilder immer im Blick. Aus Filter- und Sucheinstellungen kannst du außerdem dynamische Kollektionen erstellen, die sich selbst aktualisieren, sobald ein neues Bild ins Raster passt.

Mit wenigen Klicks teilst du einzelne Medien oder ganze Kollektionen intern mit Kollegen oder extern, zum Beispiel mit Kunden oder Handelspartnern. Mit pixx.io portal hast du außerdem die Möglichkeit, schicke, selbst gebrandete PR- und Medienportale zu erstellen – damit stellst du ausgewählte Kollektionen größeren Zielgruppen zur Verfügung. 

Medien verschlagworten

Schon beim Upload beginnt die Organisation deines Medienpools: Vergebe Schlagwörter für deine Bilder und Medien und weise Kategorien zu. Eine intelligente Bilderkennung unterstützt dich dabei auf Wunsch und generiert zusätzlich passende Tags für deine Inhalte. Auch der Dateiname kann verschlagwortet werden – praktisch, wenn du deine Dateien vorher bereits sinnvoll benannt haben.

Nützliche Metadaten hervorheben …

Jede Datei hat bereits vor dem Hochladen unzählige Metadaten im Schlepptau. Die einen sind hilfreich, die anderen weniger. pixx.io importiert beim Upload alle vorhandenen Metadaten, lässt dir allerdings die Wahl, welche du als wichtig erachten und welche nicht. Spielt für deine Zwecke die Blendenöffnungszeit und das verwendete Objektiv eine Rolle? Mache die entsprechenden Felder einfach durchsuchbar.

… und selbst anlegen

Eine weitere fantastische Möglichkeit, deine Bilder zu katalogisieren und auffindbar zu machen sind individuelle Metadatenfelder: Für Fotos historischer Gebäude kannst du zum Beispiel ein neues Feld anlegen, welches das Baujahr enthält. Oder du hast mit Filmausschnitten zu tun und hinterlegst den Namen des Regisseurs und der Schauspieler.

Immer die aktuelle Version verfügbar – und trotzdem auf ältere Versionen zugreifen

Mit pixx.io brauchst du nie wieder nachzufragen, welche Version eines Bildes die aktuellste ist. Denn: Mit Hilfe der eingebauten Versionierung wird immer die aktuelle Version eines Bildes aufgerufen. Benötigst du eine ältere Version einer Datei, kannst du über die Einzelmedienansicht jederzeit darauf zugreifen und diese bei Bedarf auch wieder für alle zur „aktuellen“ Version machen.

Grafiker und Layouter greifen dank pixx.io-Plugins direkt aus den Anwendungen der Adobe Cloud auf den pixx.io-Medienpool zu, suchen und öffnen Dateien und speichern überarbeitete Bilder ebenfalls wieder direkt auf pixx.io ab.

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Mit wenigen Klicks erstellst du schicke, selbst gebrandete Presse- und Medienportale.

Rechtssicherheit durch Lizenzverwaltung

Gelangt ein Bild ohne Lizenz an die Öffentlichkeit, kann das ganz schön teuer werden. Mit pixx.io passiert dir das garantiert nicht, denn für jeden Inhalt können Lizenzen hinterlegt werden, die genau regeln, wofür ein Bild genutzt werden darf. Damit weiß jeder Nutzer gleich Bescheid. Bei der Mediensuche können bestimmte Lizenzen auch gleich gezielt ein- oder ausgeschlossen werden.

Die Vorteile einer professionellen Bildverwaltung liegen auf der Hand: Medienworkflows werden optimiert, die Zusammenarbeit innerhalb und zwischen Teams funktioniert besser, Mitarbeiter sparen Zeit und Nerven. Interessiert? pixx.io kannst du 30 Tage lang kostenlos und unverbindlich testen.

pixx.io ist übrigens auch bei der Übernahme von bestehenden Medienarchiven ins pixx.io-System behilflich – auch wenn der Bildpool bislang eher unstrukturiert gehalten wurde.

Thomas
Thomas

Als Games-Redakteur hat Thomas schon früh gelernt, spannende Texte SEO-konform zu schreiben. Das hat ihn letztlich auch zu pixx.io geführt, wo er schnell weitere Aufgaben im Digitalmarketing übernommen hat. Heute macht er Business Intelligence und kümmert sich um Prozesse. Privat ist er beim Zocken geblieben. Und wenn das Wetter schön und der Berg nicht zu groß ist, geht er auch mal wandern.

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